Invoice: saiba o que é e como preencher corretamente

Se você trabalha com importação e exportação, você deve saber que o preenchimento correto da invoice é essencial para evitar.

As invoices, também conhecidas como faturas internacionais ou faturas comerciais, são documentos internacionais semelhantes às notas fiscais. 

Elas tornam mais fácil a certificação de transações internacionais de importação e exportação de produtos e serviços. 

Além de registrar as transações internacionais, a importância das invoices é a comprovação da correta cobrança dos tributos nos dois países envolvidos na transação.

 

O que é uma Invoice?

A invoice ou fatura comercial é o documento que substitui a nota fiscal no comércio internacional.

Ela é o documento básico para o desembaraço aduaneiro no Brasil e no exterior, pois detém todos os termos negociados entre importador e exportador.

Além disso, a invoice deve ser emitida em inglês pelo exportador em um formulário especial e cumprir as leis e regulamentos de seu país e as recomendações do Regulamento Aduaneiro nº 6.759 / 09. 

Na importação, a invoice é gerada antes da emissão do BL e após o carregamento da mercadoria. Já na exportação, a invoice deve ser emitida quando a confirmação da compra for feita e antes da emissão do Registro de Exportação (RE) e faturamento. 

Existem diferentes tipos de invoice. No entanto, em todas devem constar os dados do importador e do exportador, informações dos produtos adquiridos (descrição, valor e peso), classificação fiscal da mercadoria (NCM), INCOTERM, dados bancários, impostos presentes na transação, valor de frete e seguro internacional de carga, entre outros dados tanto da empresa que está vendendo a mercadoria como da empresa beneficiária.

A invoice deve ser enviada ao importador para efeito de faturamento e transporte. Vale lembrar que a via original da invoice deve ser impressa em papel timbrado, assinada pelo exportador e carimbada.

 

Tipos de invoice

Existem três tipos de invoice, que são:

  • Commercial Invoice

Este é um documento aduaneiro, de natureza contratual, muito semelhante a uma fatura. Emitida pelo exportador, nela contém informações mais detalhadas sobre a operação de compra e venda, além dos dados do exportador e do importador. Deve ser emitida na prestação de serviços ou venda de mercadorias no exterior,  por empresas ou profissionais que exportam para o exterior.

  • Invoice exportação

Embora muita gente diga isso, a invoice exportação também é uma espécie de commercial invoice, usada para registrar negócios de exportação fora do Brasil dentro da legislação aduaneira.

  • Proforma Invoice

A proforma invoice é um dos primeiros documentos formais de qualquer operação. Ela é a maneira mais formal de comunicar a intenção de compra ou venda de mercadorias. Nela são sinalizados os dados para pagamento, os termos comerciais e demais generalidades da negociação.

Ao contrário da commercial invoice, a proforma invoice não é uma fatura de caráter fiscal e oficial, por isso pode ser aprovada ou rejeitada pelo importador e não existe obrigação entre as partes, o que permite ao importador rejeitá-la.

 

Como preencher corretamente

Sem a invoice não é possível liberar o embarque da mercadoria. E, para preenchê-la corretamente, é imprescindível incluir todas as informações exigidas pelas autoridades alfandegárias ao redor do mundo.

Abaixo, detalhamos as principais informações obrigatórias para o preenchimento da commercial invoice. No entanto, é importante ressaltar que as autoridades alfandegárias podem solicitar informações adicionais, se julgar necessário.

De acordo com o art. 557 do Regulamento Aduaneiro, a invoice deve conter:

I – nome e endereço completos do exportador

II – nome e endereço completos do importador (e, se for caso, do adquirente ou do encomendante predeterminado), além de outras informações como razão social, telefone, contato e CNPJ

III – especificação das mercadorias em português ou em idioma oficial do GATT (Acordo Geral sobre Tarifas e Comércio), ou, se em outro idioma, acompanhada de tradução em língua portuguesa, a critério da autoridade aduaneira, contendo as denominações próprias e comerciais com a indicação dos elementos indispensáveis à sua perfeita identificação

Mesmo não sendo necessariamente obrigatório constar a classificação fiscal da mercadoria (NCM) na invoice, é altamente aconselhável incluí-la, porque é essa classificação que definirá os impostos, tratamentos administrativos e demais custos do processo de importação ou exportação.

IV – marca, numeração e, se houver, número de referência dos volumes

V – quantidade e espécie dos volumes

VI – peso bruto dos volume

Essa informação, além de obrigatória, norteará todas as negociações de frete nacional e internacional.

VII – peso líquido dos volumes

VIII – país de origem, como tal entendido aquele onde houver sido produzida a mercadoria ou onde tiver ocorrido a última transformação substancial

Alguns países exigem Certificados de Origem, conforme acordos comerciais e reduções tarifárias.

IX – país de aquisição, assim considerado aquele do qual a mercadoria foi adquirida para ser exportada para o Brasil, independentemente do país de origem da mercadoria ou de seus insumos

X – país de procedência, assim considerado aquele onde se encontrava a mercadoria no momento de sua aquisição

XI – preço unitário e total de cada espécie de mercadoria e, se houver, o montante e a natureza das reduções e dos descontos concedidos

XII – custo de transporte a que se refere o inciso I do art. 77 e demais despesas relativas às mercadorias especificadas na fatura

Os custos de transporte, no caso de mercadorias importadas, incluem o porto ou aeroporto alfandegado de descarga onde devem ser cumpridas as formalidades de entrada no território aduaneiro.

XIII – condições e moeda de pagamento e

XIV – termo da condição de venda (INCOTERM)

Esse termo internacional é responsável por estabelecer os custos, riscos, formas de pagamento, obrigações e demais termos do contrato entre importador e exportador. 

Os processos de importação e exportação podem ser bastante complexos e burocráticos. Entender a importância do preenchimento correto da invoice, por exemplo, pode evitar atrasos na liberação da mercadoria e até possíveis multas por falta de informação obrigatória. A Linkmex conta com profissionais altamente qualificados que podem auxiliá-lo nesse, e em todos os outros processos relacionados à importação ou exportação de mercadorias. Entre em contato conosco!

 

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