Quais são as etapas de um fluxograma de exportação?

O mercado internacional oferece muitas oportunidades, as quais são almejadas por empreendedores brasileiros de diversos segmentos. Mas para entrar no mercado de exportação não basta querer. É preciso preparar a empresa para atender todas as etapas do processo de exportação, definidas por lei, até conseguir alcançar o objetivo final de obter lucro nos negócios.

Embora seja um processo detalhado, entrar na área é possível com um planejamento estruturado que evite falhas e custos extras.

Por isso, nesse post colocamos as etapas de um fluxograma de exportação para que você entenda o passo a passo de como estruturar sua empresa, cumprindo toda sequência operacional antes das vendas internacionais.  

Entendendo o que é um fluxo básico de exportação

Antes de exportar produtos, toda empresa precisa organizar as etapas do fluxograma de exportação. Afinal, elas envolvem documentações, regulamentações e muita atenção.

O fluxo básico de exportação entra nesse contexto como um mapa que irá direcionar cada passo dado para atingir a venda fora do país.

Essa atividade de planejamento vem muito antes da emissão de documentos: ela envolve adequação dos produtos para o público direcionado, cadastros para cumprir requisitos de exportação, até as etapas de transporte e recebimentos pelo negócio.

Por isso, é fundamental ter um planejamento estruturado, a fim de que todas as etapas ocorram com fluidez e sem prejuízos.

Etapas de um processo de exportação

• Planejamento

Primeiramente, é preciso definir quais os motivos que estão levando a empresa para a exportação. Esse é o momento de analisar se sua empresa tem real capacidade de se internacionalizar.

Não adianta querer entrar nesse ramo para sair de uma crise ou simplesmente para ser mais competitivo com sua concorrência. Se seu negócio não tiver planejamento e estrutura sólida, essa não será uma boa opção.

Para isso, é preciso analisar o mercado através de coletas de dados. Dessa forma, o estudo conseguirá mostrar se o produto que a empresa produz se adapta ao mercado do país destinado.

Essa etapa envolve conhecimentos de diversos fatores como tradições, número de habitantes, Índice de Desenvolvimento Humano (IDH), hábitos de consumo, entre outros.

• Possibilidades financeiras

A viabilidade financeira é outra etapa que precisa ser estruturada com cautela. Para essa finalidade, será preciso negociar com o despachantes aduaneiros, agentes de carga, trading companies, transportadoras e com os compradores.

Essas negociações envolvem condições de pagamento da mercadoria, responsabilidades, frete e Incoterms (termos internacionais de garantia para compra e venda).

A partir das características do negócio, a empresa poderá mensurar os valores e condições por parte dos fornecedores.

• Adequação às normas nacionais e internacionais

Algumas exigências precisam ser cumpridas nesse caminho, e a primeira delas é a habilitação no RADAR (Registro e Rastreamento da Atuação dos Intervenientes Aduaneiros), que funciona como uma licença para a Pessoa Jurídica atuar no Comércio Exterior.

Depois de negociar o frete internacional, o exportador ou empresa contratada precisará emitir alguns documentos, de acordo com os prazos estabelecidos pelas autoridades e transportadoras. São eles: Nota Fiscal, Invoice, Packing List e Conhecimento de Embarque. 

Nesse ínterim, os órgãos anuentes verificam se as mercadorias estão de acordo com a legislação, podendo aceitar ou não o pedido de licença, requerida através da DU-E (Declaração Única de Exportação).

A DU-E é feita no Portal Único Siscomex e tem validade de 15 dias, sendo que a mercadoria só poderá ser desembaraçada se a licença de exportação for aceita.

Outro passo importante, é fechar o câmbio de exportação. Ele deve ser efetuado com um banco ou corretora autorizada pelo Banco Central.

Logo, é preciso fazer o booking (ou reserva de praça) com a transportadora, que fará a coleta com toda documentação exigida dentro dos prazos.

Caso haja alguma irregularidade, pode ocorrer multas pela armazenagem. Estando tudo correto, a coleta é feita e basta acompanhar a entrega da carga.

Vale ressaltar que a comunicação com o comprador é essencial para o pós-venda.

• Próximos embarques

Agora que você já organizou o primeiro fluxo de exportação é sempre bom incluir um momento para reavaliar o processo.

O que pode ser melhorado? Como posso otimizar as tarefas nas etapas do fluxograma? Como a exportação demanda muitas obrigações, o ideal é contar com a ajuda da tecnologia e de parceiros capacitados.

Então, ter uma empresa experiente que ajude a gerir essas tarefas, permite mais agilidade e eficiência no processo de exportação e evita atrasos e erros que podem ser bastante onerosos para o seu negócio.

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